Política de privacidade

Quem somos e o que esta política cobre

O RHNF é uma plataforma de gestão de notas fiscais, contratos e documentos corporativos. Esta política descreve como tratamos os dados pessoais e o conteúdo dos documentos que nossos clientes enviam à plataforma.

Em relação aos documentos e às informações de fornecedores e colaboradores enviados por um cliente, o RHNF atua como operador: tratamos esses dados por conta e ordem do cliente, que é o controlador.

Que dados tratamos

• Dados de conta: nome, e-mail corporativo, papel de acesso e registros de autenticação.
• Dados de fornecedores: razão social, CNPJ, dados bancários e contatos informados pelo cliente ou pelo próprio fornecedor no portal.
• Conteúdo de documentos: notas fiscais, contratos e demais arquivos enviados ao repositório documental, incluindo o texto extraído deles.
• Registros de uso: trilha de auditoria das ações sensíveis, para segurança e para atender a obrigações legais e contratuais.

Processamento de documentos por terceiros

Documentos digitalizados — aqueles sem camada de texto, como um PDF que é apenas a imagem de uma página — precisam passar por reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para que o conteúdo fique pesquisável. Esse processamento é feito por um provedor terceiro, e é importante que você saiba exatamente em que condições:

• Quem processa: Microsoft Azure AI Document Intelligence.
• Onde: na região Brasil Sul (brazilsouth). O conteúdo do documento não sai do território brasileiro durante esse processamento.
• Por quanto tempo: o provedor mantém o arquivo enviado e o resultado da análise por até 24 horas. O RHNF solicita a exclusão desses dados imediatamente ao fim de cada análise, inclusive quando ela falha.
• Para quê: exclusivamente para extrair o texto daquele documento e devolvê-lo ao RHNF. O conteúdo não é usado para treinar modelos do provedor nem de terceiros.

A mesma regra vale para qualquer serviço de terceiro que venha a receber conteúdo de documento — por exemplo, a geração de vetores semânticos para busca por significado. Nenhum conteúdo de cliente é enviado a um serviço externo que não atenda às quatro condições acima e não esteja descrito aqui.

Documentos que já possuem camada de texto (a maioria do acervo) têm o conteúdo extraído localmente, na própria infraestrutura do RHNF, sem qualquer envio a terceiros.

Outros terceiros que apoiam a operação

Além do processamento acima, o RHNF se apoia em prestadores para hospedagem da aplicação e do banco de dados, armazenamento dos arquivos, envio de e-mails transacionais e integração com o ERP e com a instituição financeira que o cliente utiliza. Cada um recebe apenas o mínimo necessário para a função que executa.

Segurança e isolamento entre clientes

Cada cliente é isolado no banco de dados por políticas aplicadas no próprio servidor, não apenas por filtros na aplicação. Credenciais de integração são armazenadas cifradas. O acesso ao conteúdo dos documentos é controlado por concessões explícitas dentro de cada cliente, e todas as ações sensíveis deixam registro em trilha de auditoria.

Retenção e exclusão

Documentos são retidos pelo prazo definido pelo cliente em cada categoria documental. Encerrado o contrato, os dados são excluídos ou devolvidos conforme o combinado, ressalvado o que a legislação obrigue a conservar.

Seus direitos

A LGPD garante ao titular o direito de confirmar o tratamento, acessar, corrigir, anonimizar, portar e solicitar a eliminação de seus dados, entre outros. Se os seus dados foram enviados ao RHNF por uma empresa cliente, encaminhe o pedido a ela — nós a apoiamos no atendimento. Se preferir, pode nos procurar diretamente pelo canal abaixo e nós o direcionaremos.

Contato

Dúvidas sobre esta política ou sobre o tratamento dos seus dados: privacidade@rhnf.com.br.